Dnes vám napíšu něco o produktivitě.

O čem budu psát: 

Mé workflow a jak se mi daří odškrtávat úkoly Moji denní rutině Aplikacíh a pomůckách, které k tomu používám Způsobu jakým odškrtávám úkoly   Během posledních měsíců jsem neuvěřitelně produktivní a je to jedině díky tomu, že jsem objevil Evernote. Tam se aktuálně odehrává můj život.

evernote-1

Každý den – I get shit done. Musím, jinak jsem nespokojený (workoholic no). A tady je pár věcí, které dělám:

  • Pomáhám klientům rozjet nebo redesignuji 5 webových stránek
  • Snažím se dostat do čtvrťáku a úspěšně odmaturovat
  • Starám se o aktualizace a zabezpečenost dalších desítky webů
  • Týdně zveřejňuji alespoň 500 slov. Ať už na blogu nebo na Twitteru
  • Denně přečtu články z oboru odhadem o délce dvaceti stránek knihy
  • Dávám rady lidem, kteří mě zaujali nebo oslovili
  • Každý den běhám, spím alespoň 8 hodin a hlídám si pravidelnou a zdravější stravu

To je docela dost závazků. A abych zůstal nad věcí, musel jsem si za těch pár měsíců (napsal bych let, aby to bylo víc serious, ale bohužel) vyvinout nějaký způsob / systém, který by mě udržel soutředěného a zároveň neplýtval mým časem.

Jo ale ještě než se k tomu dostanu, chci aby bylo jasno. To co dělám já, pro vás nemusí fungovat. Není to klíč k produktivitě a je docela specificky určený mému workflow a mě samýmu, když zrovna nejsem ve škole.


Taková má křižovatka pro všechno je Evernote. Je to appka, která mi nejvíce sedla a používám ji asi od začátku letních prázdnin. A jo, zkoušel jsem všechny ostatní-Simple Note, Apple Poznámky, Todoist, Wunderlist… stejně jsem se nakonec zase vrátit k Evernote, protože je jednoduchý a… prostě funguje. Mrknout na Evernote Dělá to co má, když to potřebuju, bez nějakýho divadla okolo. Určitě to nemusí být nejlepší volba pro každého a určitě je tam dost věcí, které bych změnil ale bez Evernote už bych nedokázal fungovat.

Tady je to, co očekávám od produktivního systému

Musí být jednoduchý ke správě

Pro mě největší překážkou v používání jakéhokoliv podobného systému je, když je komplikovaný nebo se nedá jednoduše ovládat, rychle totiž vypadnu z rytmu a ztratím přehled. A to není dobré.

Musí být dostatečně flexibilní, abych mohl pracovat se všemi svými závazky

Jakožto rozsah prací které dělám je zatraceně velký a seznam věcí které jsou potřeba udělat se neustále rozrůstá, tak chápu – nemůže to být – perfektní systém pro všechno. Musím mít možnost spravovat jak závazky týkající se mého osobního života, tak vedle toho řešit marketingový plán pro e-shop a přitom mít možnost se mrknout na tabulku s různými daty.

Musí se neustále přizpůsobovat mé práci a úkolům

Potřebuji mít svobodu s tím provádět cokoliv, co zrovna potřebuju. Nemůže mít jasně dané funkce, znovu – nemůže být perfektní – nesmí ale spadnout a musí pracovat soustavně. Tento přístup k Evernote se nazývá The Secret Weapon: Mrknout na The Secret Weapon Systém byl vytvořen týmem Braintoniq a funguje jedna radost.

Nastavení

Inbox Mám vytvořený notebook Inbox. Do něj patří úplně vše, co přijde do mého skromného světa. Ať už to je poznámka, připomínka, úkol, který je potřeba udělat, zajímavý článek, všechno tohle jde hned do Inboxu.

evernote-2

Mám nastavenou integraci s Gmailem, která automaticky přeposílá všechny e-maily, které označím hvězdičkou přímo do Evernote Inboxu. Na začátku každého dne skočím na e-mail a projdu si zadané úkoly od klientů. Přidám „.“ tag každé poznámce, která je v mých otevřených zakázkách nebo projektech (příklad – „.Restart Školství“) a „@“ tag, který ukazuje na člověka, ke kterému se vztahuje (příklad – „Tomáš“). Podle toho, zda je úkol třeba dokončit do určitého času, mu mohu nebo nemusím přidat automatické připomenutí. Když je tohle hotové, přesunu se do notebooku, který jsem nazval Čeká na akci a přiřadím poznámce tag priority.

1-Nyní Vše na čem budu dnes pracovat nebo bych na ně měl myslet. Úkoly, které by měli být hotové atd. To se vztahuje na všechny oblasti mého života. Jak školy, tak práce atd.

2-Další Vše co je důležité, aby bylo hotové brzy, ale nemusí být udělané hned. Příklad: Zvěřejnit další článek

3-Brzy Zásadní věci, které by bylo hezké udělat, ale nemají ještě tu prioritu. Příklad: Udělat si pořádek v pracovních kontaktech

4-Později Nejnižší priorita aktivních úkolů. Příklad: Udělat si seznam dárků na Vánoce

5-Někdy Hlavně nápady a úkoly, které by mohli být časem uskutečněny. Příklad: Nápady na startup, na který teď nemám čas

6-Čeká na akci Úkol vztahující se k jakémukoliv klientovi, projektu, který nemůže být hotový z důvodu nedostatku informací nebo čekání na někoho druhého. Úkoly sem průběžně celý den.


Jak vypadá můj pracovní den v akci…

  1. Ráno mrknu na e-mail, často ještě na mobilu v posteli. Trvá mi asi 10 minutek než si ohvězdičkuji všechny důležité e-maily, které přiletí do Inboxu na Evernote. Následuje samotné zpracování Inboxu v Evernote – jak jsem psal výše.
  2. Zapnu letadlový mód, zaklapnu notebook nebo se prostě přesunu někam, kde je klid a 5 minut přemýšlím o svých závazcích. Jo a většinou s kávou. Tuhle svou chvilku využívám k tomu, abych se hodil do pohody.
  3. Projdu všechny poznámky v 2-Další a rozhodnu, jestli by se neměli přesunout do 1-Nyní nebo 3-Brzy a zároveň zda by něco jiného němělo být přesunuto do 2-Další.
  4. Začnu pracovat na 1-Nyní, většinou se probírám to-do listem v pořadí od nejsložitějšího k nejednoduššímu. Preferuji udělat nejtěžší ASAP a to lehčí si nechat na později.
  5. Pokud úkol není možné oškrtnout, protože na něco čekám, přidám k němu tag 6-Čeká na akci.
  6. Vždy když je úkol hotový, odstraním všechny tagy a přesunu ho do notebooku Hotové.
  7. Přes den, když najdu článek nebo něco jiného zajímavého, co si chci přečíst, přidám tomu tag Přečíst/Review
  8. Na konci dne si projdu všechno s tagem 6-Čeká na akci a ujistím se, zda mám vše potřebné k tomu, abych mohl dále pokračovat na tomto úkolu.
  9. Projdu si 2-Další a 3-Brzy a popřemýšlím zda by něco mělo změnit prioritu.
  10. Večer nebo většinou když se přemísťuji do a ze školy čtu otagované z Přečíst/Review.
  11. A úplně nakonec si čistím hlavu. Pokud je to něco k práci, většinou na Evernote, když něco ze života, hodím to na Twitter nebo do poznámek v deníčku (plánuji si objednat Doller). Snažím se takhle z hlavy dostat všechno co mě trápí, štve nebo o čem nemůžu přestat přemýšlet, abych mohl večer v klidu usnout.

V jedenáctce bude v budoucnu místo i pro nějakou lásku. Což je zatraceně důležitý. Je skvělé si jen tak spolu sednout/lehnout, poslouchat písničky, koukat na filmy, popíjet vínko. Je to… pěkné 🙂 Taky vám to připomene, že ať už jste produktivní jak chcete, je to úplně k ho*nu, pokud si neužíváte života.

Jak odškrtávám úkoly

Na samotné úkoly se vrhám přístupem „čtyř déček“ Mrknout na Čtyři déčka

  • Do

Pokud to musí být hotové, prostě se to udělá. Rozkliknu si poznámku, rozkouskuji to na check-list a ty postupně odškrtávám. Také dodržuji Pomodo- nastavení stopek na 25min, vrhnutí se na úkol a ať už se udělá nebo ne, za 25min následuje úkol další.

  • Delegate

Potřebuje to můj hlas (ať už je to schůzka nebo jako text) aby se to dokončilo? Pokud ne, pravděpodobně může to být delegováno někomu jinému; programátorovi, grafikovi, copywrighterovi. Není to ale jednoznačné pravidlo – většina úkolů, které dělám je potřeba udělat mnou nebo požadují moji pozornost – ale je to fajnový výchozí bod.

  • Delay

Pokud to potřebuji udělat já, ale nemám na to čas nebo mohu delegovat, ale nemám na to prostředky, je čas to odložit. Nejdříve o týden a ten až uplyne, musí být úkol přehodnocen.

  • Delete

Pokud není dostatečně důležité, abych to delegoval nebo udělal, hádejte co. Není to důležité. Smažu to a napíšu e-mail nebo zprávu přesně takovouhle. Necítím se špatně o odesílání takového e-mailu, protože je to upřímný způsob jak říct lidem co může být a co nemůže být hotovo – lepší než zklamat.   „Ahoj, bohužel [úkol] nemůže být v této fázi prioritou. Rád bych se o tom pobavil později, nejdříve ale za 14dní. Nechám to na tobě. Díky že to chápeš! Tadeáš“

Jak spravuji lido-úkoly

Lido-úkoly znamenají skype hovory, schůzky v kavárně, konzultace, cokoliv co musí být uskutečněno face-to-face. Ty mě občas mohou dostat, protože nemůžou být uskutečněny „za jízdy“ ale musí být někdy, v reálném čase.

Proto mám pravidlo, že si tyhle schůzky plánuji pouze ve třech časových blocích

(fungovalo o prázdninách a bude fungovat zase bez školy)

  1. Brzy ráno, mezi 7:45 a 8:30
  2. V půlce dne, mezi 13:00 a 14:00
  3. Večer, mezi 18:00 a 19:00

Pokud si lidi nejsou schopní vybrat v rámci těchto tří časových slotů, pravděpodobně se nesejdeme. Párkrát se mi už stalo, že jsem měl schůzky mimo a vážně mě to rozhodilo, protože narušili můj čas, který mám jen pro sebe, kdy se dokážu soustředit nebo když ho naopak trávím s rodinou.

Pozor! Jak si cítím při používání tohoto workflow:

1-a2xzmjywcbqtb_p3_dciba

Poznámky na konec:

  • Ne, nedostal jsem zaplaceno za tenhle příspěvek
  • Neplatím si Evernote Premium, mám Basic
  • Integrace s Gmailem se dá nastavit přes Zapier

Další appky, které používám pro produktivitu: Google Drive Díky integraci k Evernote používám ke všem školním a pracovním souborům Google Drive. Na osobní jako jsou fotky pak iCloud. Google Kalendář No a jak si do toho ještě plánuji a dodržuji dlouhodobé cíle, o tom bude další příspěvek.


Takže takhle já se cítím ultra produktivní.

Jak jsem napsal výše, tohle nemusí fungovat pro každého. A snad za mojí organizovanost nebudu nějak zhejtovanej (někdo produktivitu nesnáší, nevím proč?). Nicméně si myslím, že klíčem k produktivitě je si vždycky najít to, co funguje pro vás, okolo něčeho co dává smysl vám.


Napište mi vaše myšlenky, rád si je přečtu! Všem ostatním pěkný víkend.

Jo a kdybyste mě ještě nesledovali na Twitteru tak dejte follow @tadeaskula